Verwaltungsassistent/in zweisprachig
Die Hochschule für Wirtschaft Freiburg (HSW-FR) ist Mitglied der Fachhochschule Westschweiz (HES-SO) und bietet zwei- und dreisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Master-Niveau sowie diverse Weiterbildungen an.
Aufgaben und Tätigkeitsgebiete
Die Person koordiniert und organisiert die administrativen Aspekte unserer Ausbildungsprogramme, insbesondere der CAS-, DAS- und EMBA-Zertifizierungen. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Kursplanung, der Verwaltung der Anmeldungen und der Logistik der Schulungen, wobei Sie für eine reibungslose Erfahrung für Teilnehmer und Referenten sorgen.
- Koordination von Kursterminen und Lehrplänen, Sicherstellung der Verfügbarkeit von Referenten
- Organisation der Projekteröffnung für eine optimale Ressourcenverwaltung
- Vorbereitung und Verwaltung von Anmeldungen, Studienverträgen, Reglemente und anderen Dokumenten, die für die Teilnehmer/Teilnehmerinnen erforderlich sind
- Aktualisierung und Verwaltung der Teilnehmerinformationen in IS-Academia und Verwaltung der Raumreservierungen
- Zusammenarbeit mit unserem Kommunikationsteam bei der Veröffentlichung aller Kursinformationen (Daten, Programme) auf der Website
- Betreuung der Referentinnen und Referenten, Übermittlung der Kursdaten und Bereitstellung des Kursmaterials auf Moodle/Cyberlearn
- Durchführung von Kursbewertungen
- Erstellung und Organisation von Zertifikaten/Diplome
Profil und Anforderungen
- Kaufmännische Ausbildung auf EFZ-Niveau oder ein als gleichwertig erachteter Abschluss
- Erfahrung im Bereich Verwaltungsmanagement oder in einer ähnlichen Position, idealerweise im Bereich Weiterbildung oder Hochschulbildung
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
- Beherrschung der IT- und Verwaltungstools (Office 365) IS-Academia wäre von Vorteil
- Beherrschung der deutschen und französischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der jeweils anderen Sprache. Englischkenntnisse sind ein Vorteil
- Gewandtheit in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation und die Fähigkeit, effektiv mit Referenten und Teilnehmern zu interagieren
- Eigenständiges Arbeiten, proaktive Herangehensweise und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren
Zusatzinformationen
- Befristeter Vertrag für 3 Jahre, verlängerbar
- Beschäftigungsgrad: 40-50%
- Auskunft: Alfred Münger, Verantwortlicher für das Weiterbildung, 026 429 63 51
- Stellenantritt: 1. Januar 2025
- Einreichung der Bewerbungsunterlagen: 15. Dezember 2025
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